«Wieso erhalten meine Kunden meine Rechnungen von bexio nicht? Die landen alle im Spam!» — Das ist eine der häufigsten Beschwerden, die wir von bexio-Nutzern hören. Die Antwort ist ärgerlich, aber leicht zu verstehen: bexio verschickt alle E-Mails von noreply@bexio.com über bexio-eigene Server. Der Empfänger kennt die Domain gar nicht — und der E-Mail-Server wittert Betrug.
In diesem Artikel zeigen wir euch, warum das passiert, welche kurzfristige Workarounds es gibt — und vor allem, wie ihr das Problem endlich löst.
Das Problem: Vertrauen ist alles
Stellt euch vor, ihr erhaltet eine Rechnung von einer E-Mail-Adresse, die ihr nie gesehen habt: noreply@bexio.com. Die Rechnung enthält euren Namen und euer Logo, aber der Absender ist ein fremder Server. Was denkt ihr? Phishing. Betrug.
Das denken moderne E-Mail-Filter auch — und zwar zurecht.
Hier greift die Mail Authentication ein
Moderne E-Mail-Systeme von Google (Gmail), Microsoft (Outlook, Microsoft 365) und Yahoo nutzen drei Verfahren, um sicherzustellen, dass eine Mail wirklich vom Absender kommt:
- SPF (Sender Policy Framework) — «Darf dieser Server überhaupt Mails von dieser Domain verschicken?»
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) — «Hat der Absender diese Mail wirklich signiert?»
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) — «Was soll passieren, wenn SPF und DKIM scheitern?»
Wenn all drei stimmen, wird die Mail vertraut. Wenn sie nicht stimmen, landet sie im Spam — oder wird gar nicht erst zugestellt.
Das bexio-Problem
bexio macht es sich hier relativ einfach: Alle Mails gehen von noreply@bexio.com ab. Das ist praktisch für bexio, aber nicht für euch.
Der Empfänger sieht:
- ✓ Mail von
noreply@bexio.com - ✗ SPF: Keine Signatur mit eurer Domain
- ✗ DKIM: bexio hat die Mail signiert, aber nicht eure Domain
- ✗ DMARC: Kein Policy gesetzt, der Empfänger kann nicht prüfen, ob das legitim ist
Resultat: Gmail, Outlook und Co. misstrauen der Mail.
Der bexio-Workaround: SPF eintragen
Viele bexio-Nutzer werden zu Recht gefragt: «Warum könnt ihr SPF-Einträge setzen?»
Tatsächlich bietet bexio einen Workaround an: Ihr könnt die bexio-Server in euren eigenen SPF-Record aufnehmen. Das sieht dann so aus:
v=spf1 include:sendgrid.bexio.com ~all
Das funktioniert, aber nur zur Hälfte:
- ✓ SPF-Check besteht
- ✗ DKIM ist immer noch nicht auf eurer Domain signiert
- ✗ Der Empfänger sieht immer noch: Diese Mail kommt von einem fremden Server
Der SPF-Workaround fälscht nur den Absender — echte Authentifizierung ist das nicht. Gmail und Microsoft akzeptieren das mittlerweile ungern.
Das Problem wird immer schlimmer: Neue E-Mail-Standards ab 2025/2026
Google, Microsoft und Yahoo haben 2024/2025 ihre Anforderungen deutlich verschärft:
Google (Gmail)
- Ab 2024: Mails ohne SPF/DKIM/DMARC werden blockiert oder landen im Spam
- Trend: Zunehmend strikte Handhabung auch bei Workarounds
Microsoft (Outlook, Microsoft 365)
- DMARC wird zur Pflicht für seriöse Absender
- Mails ohne DMARC-Policy werden kritischer behandelt
- Phishing-Filter sind aggressiver
Yahoo
- Gleiche Standards wie Google
- Keine Kompromisse
Für eure Kunden bedeutet das: Bexio-Rechnungen werden immer häufiger blockiert, nicht nur für Gmail/Outlook, sondern auch für kleinere Provider.
Das hat auch bexio bemerkt — und die Community ist frustriert.
Die bexio-Community meldet das Problem: BXA-I-132
Im bexio Ideen-Portal sind hunderte Nutzer dem gleichen Problem auf den Grund gegangen. Die am höchsten bewertete Anfrage ist BXA-I-132: «Mails von bexio landen im Spam».
Tausende bexio-Nutzer haben das Problem selbst erlebt. bexio's offizielle Antwort: Der SPF-Workaround, oder die Mails über die eigene Domain versenden.
Das zweite ist das echte Ziel — aber bexio bietet das nicht an.
Die echte Lösung: E-Mails über eure eigene Domain
Was würde funktionieren?
Eure Rechnungen werden nicht vonnoreply@bexio.comversendet, sondern von eurer eigenen Domain:rechnungen@eurefirma.chodernoreply@eurefirma.ch.
Das geht so:
- bexio verbindet sich mit eurem eigenen Mail-Server (über OAuth2 oder API)
- Bexio schreibt die Rechnung, aber euer M365/Google Workspace/SMTP-Server sendet die Mail
- Der Empfänger sieht eure Domain — und eure DKIM/DMARC-Signatur
- Gmail, Outlook & Co. vertrauen der Mail sofort
Das ist der Standard für professionelle SaaS-Tools. Aber bexio bietet das nicht an.
Hier kommt BexHub Billing ins Spiel
BexHub Billing ist eine neue SaaS-Erweiterung für bexio, die dieses Problem endlich löst:
Was ist BexHub Billing?
BexHub Billing verbindet bexio mit eurem eigenen Mail-System — über OAuth2-Integration mit Microsoft 365, Google Workspace oder SMTP:
- ✓ Rechnungen werden von eurer Domain versendet (z.B.
rechnungen@firma.ch) - ✓ Vollständige Mail-Authentifizierung: SPF ✓ DKIM ✓ DMARC ✓
- ✓ Keine Spam mehr — Rechnungen landen im Postfach
- ✓ Professionelles Branding — euer Logo, eure Domain, euer Design
- ✓ Einfache Einrichtung — OAuth2-Autorisierung, keine API-Keys
- ✓ Compliance-ready — GDPR, Datenschutz
Wie funktioniert BexHub Billing?
- Einmaliges Setup: Ihr verbindet BexHub mit eurem M365/Google Account
- bexio-Integration: BexHub liest eure Rechnungen direkt aus bexio
- Automatischer Versand: Rechnungen werden über euren Mail-Server versendet
- Tracking & Reports: Ihr seht, wer die Rechnung öffnet (optional)
Das war's. Keine API-Keys, kein technisches Know-how erforderlich.
Ein echtes Beispiel
Ohne BexHub Billing:
Von: noreply@bexio.com An: kunde@example.com Betreff: Rechnung #2026-001 SPF: ✓ (mit Workaround) DKIM: ✗ (bexio signiert, nicht eure Domain) DMARC: ✗ (kein Policy) → Gmail-Filter: «Verdächtig, ins Spam»
Mit BexHub Billing:
Von: rechnungen@eurefirma.ch An: kunde@example.com Betreff: Rechnung #2026-001 SPF: ✓ (eure Domain) DKIM: ✓ (eure Signatur) DMARC: ✓ (eure Policy) → Gmail: «Legitim, Posteingang»
Das beste: BexHub Billing ist günstig
BexHub Billing ist kostenlos für Beta-Teilnehmer (Q2 2026). Danach wird es ein kleines Abo sein — deutlich günstiger als der Reputationsschaden, wenn Rechnungen nicht ankommen.
Was ihr jetzt tun könnt
Kurzfristig (nächste Woche)
- SPF-Record testen: Fragt euren Hoster, ob ihr
include:sendgrid.bexio.comim SPF eingetragen habt - Test-Rechnung: Versendet eine Test-Rechnung von bexio an euer Gmail-Konto, prüft die Headers
- DKIM/DMARC hinzufügen: Wenn ihr noch kein DMARC-Policy habt, richtet eines ein (auch wenn bexio das nicht nutzt)
Mittelfristig (Q2/Q3 2026)
- BexHub Billing Beta-Warteliste: Hier anmelden
- Feedback geben: Sagt uns, welche Features ihr braucht
- Early Access: Als Beta-Teilnehmer erhaltet ihr kostenlosen Zugang
FAQ
A: Das ist eine technisch komplexere Entwicklung. bexio müsste OAuth2-Integrationen für M365, Google Workspace, SMTP, etc. bauen. Das ist hoher Entwicklungsaufwand — vermutlich auch ein Business-Entscheid, nicht jeden Kunden so zu bedienen.
A: Ja! BexHub Billing erlaubt euch, die Mail-Vorlage komplett anzupassen — HTML, CSS, euer Logo, Custom Text.
A: Ja, ihr könnt beliebig viele Absender-Adressen konfigurieren. z.B. rechnungen@ und buchhaltung@.
A: BexHub speichert keine Rechnungen, keine Kunden-Daten. Wir lesen aus bexio, versenden über euren Server, und das war's. Vollständig GDPR-konform.
A: Beta ist kostenlos. Danach CHF 69/Monat — günstiger als eine Rechnung, die nicht ankommt.
A: Ja, jederzeit. Keine Bindung, kein Abo-Zwang.
Fazit
bexio-Rechnungen im Spam sind ein bekanntes, lösbares Problem. Der SPF-Workaround ist ein Band-Aid — echte E-Mail-Authentifizierung über eure eigene Domain ist der Standard.
BexHub Billing wird das für euch übernehmen — und damit endlich das Problem lösen, das bexio nicht gelöst hat.
Seit 2025 verschärfen Google, Microsoft und Yahoo ihre Standards täglich. Jetzt ist die Zeit zu handeln.
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